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Télésecrétariat : une secrétaire en ligne pour gérer vos tâches et appels


Comme il n’est pas toujours évident d’être disponible pour répondre au téléphone, pour s’occuper de toute la gestion administrative et du secrétariat, le télésecrétariat est là pour vous offrir un service sur mesure.
Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Il est question ici de déléguer les tâches à des secrétaires virtuelles qui feront le secrétariat à votre place. Ainsi, c’est à distance qu’une télé-secrétaire pourra répondre à vos appels, s’occuper de la gestion administrative de votre société selon vos besoins et vos attentes.
Que fait-on avec le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat permet principalement de répondre aux appels téléphoniques qui seront faits vers votre société. Vous pourrez alors avoir une permanence téléphonique avec une personne physique qui se trouve à distance de votre société. Grâce aux talents de nos télé-secrétaires, vous allez pouvoir personnaliser entièrement l’accueil, la façon de répondre, les horaires de disponibilité de votre télé-secrétaire.
Tous vos appels entrants sont désormais traités de façon professionnelle et vous pouvez vous concentrer entièrement sur votre activité principale. Vous n’êtes plus dérangé à tout bout de champ par les appels sur votre téléphone. Le télésecrétariat se charge d’apporter les réponses à vos clients, de gérer votre agenda ainsi que les rendez-vous associés, et de vous faire des comptes rendus selon vos recommandations.
Quelques atouts du télésecrétariat
Les télé-secrétaires ont des qualités professionnelles qui leur permettent de paraître souriantes même à travers le téléphone, d’être agréables dès les premiers mots, d’accueillir avec délicatesse et de donner une image positive de votre société. Le télésecrétariat permet de répondre aux clients rapidement et efficacement, d’éviter les appels manqués ou les réponses désordonnées et expédiées, car vous étiez un peu pressé.
Que ce soient les charges réduites, l’absence de matériel spécifique, les collaborations ponctuelles ou permanentes selon vos besoins, l’image positive, le service rapide et flexible ou même des compétences professionnelles… tous ces avantages du télésecrétariat sont considérables et feront une énorme différence pour votre satisfaction et celle de vos clients.

 

Télésecrétariat ou Secrétariat à distance ( extrait de l’ouvrage de B. TINE )

« Cette dématérialisation est née du développement des services qui sont confrontés de plus en plus à un flux important d’appels pour des prises de rendez-vous notamment. Ce sont des appels entrants et/ou sortants ; le service peut être sous-traité ce qui permet aux clients d’appeler même en dehors des heures d’ouvertures de bureau. Il peut s’agir d’un service de prise de rendez-vous, de traitement de données sur PC, lié à un pic d’activité dans une entreprise ; on fait alors appels à un sous-traitant pour traiter ces dossiers : informatiser, corriger, envoyer par courrier, faxer, envoyer des emails… « 

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